Den svenska standardiserade BAS-kontoplanen med kontonummer är unik i omvärlden och något vi ska vara stolta över. En standardiserad kontoplan lyfts ofta fram inom olika samarbeten som en nyckelfaktor för digitalisering. En fortsatt stabil och flexibel kontoplan är en förutsättning för ökad digitaliseringstakt och informationskvalitet.
Men är vår svenska kontoplan helt utan utmaningar eller finns det utrymme för ett förändrat synsätt?
Om dagens BAS-kontoplan
Dagens BAS-kontoplan består av konton med fyra siffror långa kontonummer, där siffrorna fungerar som identifierare för både manuell administration och maskinell bearbetning. Kontonumren är dock mer än en identifierare, de har en logisk betydelse för att kategorisera konton och deras hierarkiska tillhörighet (trädstruktur). Till exempel är alla nummer med jämna hundratal (xx00) gruppkonton, jämna tiotal (xxx0) huvudkonton och underkonton har en slutsiffra från 1-9.
Från ett systemperspektiv vill man undvika identifierare som även har en logisk betydelse då de ofta innebär komplexitet vid uppdateringar. Ett exempel på en sådan identifierare är organisationsnummer för aktiebolag (556xxx). Under 2015 blev Bolagsverket tvungen att skapa en ny parallell nummerserie (559xxx) då den tidigare ”tog slut”. Konsekvensen med införandet av en ny nummerserie blev att många system som likställt 556xxx med aktiebolag behövde genomföra en mer eller mindre komplex uppdatering.
Fler utmaningar med dagens kontoplan kan relateras till strukturen med en nummerserie bestående av de fyra siffror långa kontonumren. En vanlig utmaning är att det saknas utrymme i nummerserien för anpassningar/tillägg. Ett exempel är om Entreprenadföretag XYZ vill öka detaljeringsgraden för underkonto 1211 med ytterligare två konton enligt nedan:
- [1211] Maskiner
- [1212] Grävmaskin (företagets konto)
- [?] Lastmaskin (företagets konto)
- [1213] Andra tekniska anläggningar
Bokföringsmässigt finns lösningar för att hantera ovanstående men utmaningen är markant större när man vill skapa effektiva digitala processer.
- Hur vet till exempel en bokslutsmodul om konto ”1212 Grävmaskin” är en detaljering av ”1211 Maskiner”, eller om det är ett nytt underkonto till Maskiner och andra tekniska anläggningar?
- Hur löser vi utrymmesproblematiken för ” [?] Lastmaskin”, då konto 1213 är ”upptaget”?
- Varför behöver kostnadsställe skapas när det egentligen handlar om begrepp (konton)?
- Är det möjligt att automatisk uppdatera ett företags anpassade kontoplan till en nyare version om företaget har ändrat benämningen för ett befintligt kontonummer?
En framtida begreppsbaserad BAS-kontoplan?
Är det möjligt att skapa en ännu mer flexibel BAS-kontoplan med bättre stöd för digitalisering genom att behålla kontonumret men att revidera dess betydelse i kontoplanen?
I Sverige har vi idag, via myndighetssamverkan, skapat taxonomier för års- och koncernredovisningar samt företagsekonomisk statistikrapportering och Inkomstdeklaration. Taxonomierna beskriver relationen mellan olika begrepp för respektive tillämpning. Begreppen återfinns i begreppskataloger och återanvänds mellan tillämpningarna i de fall det är möjligt. Varje begrepp tillförs attribut som tillsammans definierar begreppets betydelse och användning.
Idag saknas detta för företagens bokföring, vilket är ett hinder för automation och en sammanhållen digital process där data är i fokus.
Skulle man då kunna återanvända befintliga begrepp som exempelvis ”Maskiner” med dess definition från dagens kontoplan och bokföringsboken för att skapa begrepp och grundstruktur som är maskinellt tolkningsbara?
Är det möjligt att flytta tonvikten från kontonummer till begrepp som istället blir den sammanhållande konstanten för egenskaper som exempelvis kontonummer? Kan kontonummer till och med vara något som varje enskilt företag eller byrå istället tillför begreppen?
Det kan låta som en stor omställning men faktum är att dagens kontoplan (och tillhörande Bokföringsboken) faktiskt innehåller nästan all nödvändig information för en sådan transformation.
Det är i huvudsak en fråga om ett förändrat synsätt!
Nedan visas ett exempel där namnet för kontot använts för att definiera begrepp för huvudkonto 1210 samt underkonton 1211 och 1213. Begreppen har skapats med befintlig information från kontoplanen och praktiskt sett innebär det bara att tonvikten har flyttats från kontonummer till namn. Namnet tillsammans med beskrivning blir begreppsdefinitionen av kontot, kontonummer blir en egenskap som kopplas till begreppet.
| Kontobegrepp | Nummer |
| Maskiner och andra tekniska anläggningar | 1210 |
| Maskiner | 1211 |
| Andra tekniska anläggningar | 1213 |
Från ett kontoplansperspektiv innebär det att man fortsättningsvis refererar till begreppen ”Maskiner och andra tekniska anläggningar”, ”Maskiner” samt ”Andra tekniska anläggningar” som har egenskapen kontonummer 1210, 1211 och 1213 eller något annat kontonummer.
I och med att fokus flyttas från nummer till begrepp i ett strukturerat format så skapas stora möjligheter för exempelvis redovisningskonsulter, system- och tjänsteleverantörer och konsumenter av data i rapporter. Dessa möjligheter ser vi:
- Flexiblare kontoplan med mer utrymme och ökad detaljeringsgrad:
- Välja ”konton” själv tex. skulle konto ”1930 Företagskonto/checkkonto/affärskonto” istället kunna ha kontonummer 1111, då det fortfarande är begreppet Företagskonto/checkkonto/affärskonto
o Möjlighet till företagsunika begrepp (konton) där relationer definieras till begrepp i BAS-kontoplanen, i en trädstruktur
• Bättre avstämningar och avvikelsehantering:
o Validering av begrepp via skapade regler kopplade till begreppets egenskaper
o Underlätta för AI-tillämpning via strukturerat format
• Möjlighet till bättre analyser och rapportering:
o Tydligare definitioner av begrepp och dess användning som stöd till upprättare och konsumenter
o Relationer mellan begrepp blir tydligare
- Välja ”konton” själv tex. skulle konto ”1930 Företagskonto/checkkonto/affärskonto” istället kunna ha kontonummer 1111, då det fortfarande är begreppet Företagskonto/checkkonto/affärskonto
Är tiden mogen att tänka bortom det fyra siffor långa kontonumren och ta nästa steg i digitaliseringen av BAS-kontoplanen?
Alexander Björk, Linda Andreasson och Thomas Holmgren
Alexander, Linda och Thomas arbetar som verksamhetsutvecklare vid avdelningen för digital utveckling och samverkan på Bolagsverket. De fokuserar på frågor som rör finansiell information och har expertis inom redovisning, strukturerad information och processer.
De är alla operativt engagerade i myndighetssamverkan TaxSam Företag. Samverkan ansvarar för utveckling och förvaltning av taxonomier för årsredovisning, inkomstdeklaration och statistikrapportering.