Bokföring – löpande bokföring, verifikationer och arkivering

Lagregler och annan normgivning 
Bokföringslagen (1999:1078) reglerar bl.a. kretsen av bokföringsskyldiga, räkenskapsår, bokföringsskyldighetens innebörd, löpande bokföring och verifikationer, hur den löpande bokföringen avslutas samt arkivering av räkenskapsinformation. Bokföringsskyldig ska enligt bokföringslagen avsluta sina räkenskaper med en årsredovisning, ett årsbokslut eller ett förenklat årsbokslut. Bestämmelserna om årsbokslut och årsredovisning finns i årsredovisningslagen, ÅRL (1995:1554).

Även andra lagar kan innehålla regler som påverkar bokföringen. Momslagen anger t.ex. vissa villkor för de underlag som ligger till grund för momsredovisningen.

Bokföringsskyldiga ska följa bokföringslagen och god redovisningssed. Bokföringsnämnden ansvarar för utvecklandet av god redovisningssed och ger ut allmänna råd och vägledningar, bl.a. BFNAR 2013:2 Bokföring. Detta allmänna råd har strukturerats på motsvarande sätt som K3-reglerna, dvs. att varje enskilt område inleds med lagtext som följs av ett eller flera allmänna råd knutna till just den återgivna bestämmelsen. Därefter lämnas en kommentar till lagtext och allmänt råd. Slutligen finns ett antal exempel kopplade till det allmänna rådets nio kapitel:

  1. Tillämpning, definitioner och språk
  2. Den löpande bokföringen och dess presentation
  3. Tidpunkten för bokföring
  4. Anläggningsregister
  5. Verifikationer
  6. Gemensam verifikation
  7. Räkenskapsinformation
  8. Arkivering av räkenskapsinformation
  9. Systemdokumentation och behandlingshistorik

Det allmänna rådet ska tillämpas av fysiska personer som är bokföringsskyldiga. Detta innebär att även de näringsidkare som upprättar ett förenklat årsbokslut och tillämpar K1-reglerna i vissa delar ska tillämpa det allmänna rådet. Även juridiska personer, oberoende av storlek, ska tillämpa det allmänna rådet. Däremot omfattas inte konkursbon av det allmänna rådet.

Vem ska bokföra? 
Fysiska personer som bedriver näringsverksamhet är bokföringsskyldiga för denna verksamhet. Juridiska personer är som grund bokföringsskyldiga även om de inte bedriver näringsverksamhet. Vissa undantag finns för bl.a. mindre stiftelser och ideella föreningar.

Lagar och normer

  • 2 kap. Bokföringslagen
  • Punkt 1.2 BFNAR 2013:2 Bokföring
  • BFNAR 2006:1 Enskilda näringsidkare som upprättar förenkalt årsbokslut
  • BFNAR 2010:1 Ideella föreningar och registrerade trossamfund som upprättar förenklat årsbokslut
  • BFN R 11 Enskild näringsidkares bokföring
  • BFNAR 2004:2 Bokföringsskyldighetens upphörande i enskild näringsverksamhet
  • BFN U 88:7 Några frågor rörande enskild näringsidkares bokföringsskyldighet
  • BFN U 88:8 Årsbokslut och årsredovisning i kommissionärsbolag
  • BFN U 87:10 Bokföring i konkurs

Systemdokumentation och behandlingshistorik

Systemdokumentation
Med systemdokumentation menas sådana beskrivningar över bokföringssystemets organisation och uppbyggnad som behövs för att ge överblick över systemet. Systemdokumentationen ska innehålla

  • kontoplan,
  • beskrivning av hur konton används och hur de sammanställs när årsbokslut eller årsredovisning upprättas, om detta inte framgår av kontoplanen,
  • samlingsplan, och
  • arkivplan.

Ifrågavarande uppgifter behöver inte finnas om den överblick som systemdokumentationen ska ge direkt framgår av bokföringen. Detta gäller framför allt om den bokföringsskyldige har manuell bokföring eller ett standardiserat bokföringsprogram som hanteras utan automatkonteringar.

Kontoplanen visar bokföringens konton och deras användning. Det anges inte vilken kontoplan en bokföringsskyldig ska använda utan planen får utformas av den bokföringsskyldige. De flesta bokföringsskyldiga använder emellertid BAS-kontoplanen. Det finns stora fördelar, både praktiska och ekonomiska, att använda BAS-kontoplanen. Den är inlagd i de flesta standardprogram för bokföring vilket innebär att bokföringsskyldiga inte behöver bygga en kontoplan från grunden utan kan bara göra en företagsanpassning av befintlig BAS-kontoplan. Detta innebär en stor kostnadsbesparing för den bokföringsskyldige. Vidare underlättar det uppgiftslämnande till Skatteverket (genom att alla konton är kopplade till SRU-koder), Statistiska centralbyrån samt andra myndigheter och organisationer. BAS-kontoplanen används också i utbildning inom redovisning på alla utbildningsnivåer. Det är därför inte konstigt att BAS-planen betraktas som en de facto-standard i Sverige, vilket i sin tur leder till att många redovisare behärskar den, något som underlättar rekryteringen inom näringslivet.

Samlingsplanen visar sambandet mellan bokföringssystemets olika delar, exempelvis vilka olika försystem (kundreskontra, leverantörsreskontra, anläggningsregister, lagerredovisning, löneredovisning etc.) som finns, hur verifikationsnummer sätts, framförallt om olika nummerserier används, samt hur transaktionerna från dessa försystem ”töms” in i huvudboken. Bokföringslagen talar inte om försystem utan om sidoordnad bokföring. Oavsett hur dessa benämns är de viktiga eftersom en del av grundbokföringen görs där. Till samlingsplanen fogas kontoplanen. Vid användning av BAS-kontoplanen räcker det ofta med att i systemdokumentationen hänvisa till denna standardiserade kontoplan. De företagsanpassningar som gjorts dokumenteras lämpligen genom en utskrift av de konton som finns inlagda i huvudboken. Större avvikelser från BAS-kontoplanen bör dock ställas samman och tas in i systemdokumentationen. Det är också lämpligt att i systemdokumentationen infoga information om med vilken periodicitet som säkerhetskopiering görs.

I vissa fall behövs kompletterande systemdokumentation för att det ska vara möjligt att få en överblick över bokföringssystemet. Det kan vara förekomsten av automatkonteringar, flera verifikationsnummerserier eller flera datorbaserade delar i bokföringssystemet.

Behandlingshistorik
I behandlingshistoriken beskrivs hur olika bearbetningar görs inom befintliga system. Denna består av information om hur enskilda bokföringsposter har behandlats och vilka behandlingsregler som gällt. Behandlingsregler utgörs bl.a. av instruktioner som har skapats för beräkning av bokförda belopp (exempelvis automatkontering av sociala avgifter på löner). Behandlingshistoriken ska således göra det möjligt att i efterhand utan svårighet kunna följa och förstå de enskilda bokföringsposternas behandling. Av behandlingshistoriken kan även framgå vem som arbetat med bokföringen, när detta skett och vad som bearbetats.

Lagar och normer

  • 5 kap. 11 § Bokföringslagen
  • 9 kap. BFNAR 2013:2 Bokföring

Bokföringen är nationell
Ett svenskt företag med verksamhet utomlands, exempelvis i en filial, ska tillämpa samma bestämmelser för denna del av verksamheten som den svenska delen. I detta fall måste även beaktas bestämmelserna i verksamhetslandet. Vissa länder inom EU har t.ex. krav på att alla bokföringsskyldiga ska använda en viss lagstadgad kontoplan. BAS-kontoplanen stämmer då sannolikt inte överens med en sådan kontoplan även om de baseras på samma regelverk, nämligen EU:s fjärde bolagsdirektiv. Många länder har liksom Sverige krav på att bokföringsskyldigheten ska fullgöras inom landet. Därför krävs det särskild anmälningsplikt och i vissa fall tillstånd från Skatteverket, om ett svenskt företag vill sköta sin bokföring på en dator som finns i något annat land. Ett villkor för att bokföringen ska kunna göras på en dator placerad utomlands är att företaget bokför på en terminal i Sverige och genom omedelbar utskrift kan ta fram räkenskapsinformationen i vanlig läsbar form eller i mikroskrift som kan läsas med förstoringshjälpmedel. Ett annat villkor är att alla verifikationer, i förekommande fall efter bokföring i utlandet, arkiveras i Sverige.

Lagar och normer

  • 1 kap. 2 § och 2 kap. 7 § Bokföringslagen
  • Lagen om utländska filialer
  • Punkterna 1.2 – 1.3 BFNAR 2013:2 Bokföring

Vad ska bokföras? 
Alla affärshändelser ska bokföras löpande. Med affärshändelse menas alla förändringar i storleken och sammansättningen av den bokföringsskyldiges förmögenhet som beror på dennes ekonomiska relationer med omvärlden, såsom in- och utbetalningar, uppkomna fordringar och skulder samt egna tillskott till och uttag ur verksamheten av pengar, varor eller annat. Även andra bokföringsposter än affärshändelser ska bokföras, t.ex. rättelser och bokslutsposter. Som affärshändelse räknas exempelvis följande:

  • Försäljningar som ger upphov till kundfakturor.
  • Inköp som bekräftas med leverantörsfakturor.
  • Kontanta in- och utbetalningar. Löner och sociala avgifter.
  • Insättningar och uttag av ägaren.

Lagar och normer

  • 1 kap. 2 § och 4 kap. 1 § Bokföringslagen
  • 1–2 kap. BFNAR 2013:2 Bokföring

Hur ska bokföring ske?

Varaktigt sätt 
Bokföringen ska göras på ett varaktigt sätt. Kravet på varaktighet ska vara uppfyllt senast när en affärshändelse ska vara bokförd (se vidare nedan om tidpunkten för bokföring). Har en bokföringsskyldig valt att senarelägga bokföringen förflyttas även tidpunkten för varaktighetskravet i motsvarande mån. Varaktighetskravet innebär att det som har bokförts inte ska kunna raderas eller på annat sätt göras oläsligt. Det är först när detta är uppfyllt som en affärshändelse anses bokförd. En affärshändelse som registreras i exempelvis Excel anses inte bokförd eftersom den inte är varaktig. Detsamma gäller så kallad preliminär bokföring i ett bokföringsprogram. Affärshändelsen anses inte bokförd förrän den bokföringsskyldige ”låst” perioden.

Affärshändelserna ska bokföras så att de kan presenteras i registreringsordning (grundbokföring) och systematisk ordning (huvudbokföring).

Avstämning
Bokföringen ska löpande stämmas av. Frekvensen får avgöras utifrån förhållandet i det enskilda fallet, exempelvis typ av transaktioner och verksamhetens storlek. Avvikelser ska hanteras och dokumenteras. Hur detta ska ske ska framgå av fastställda rutiner.

Grundbokföring
Grundbokföringen ska visa alla bokförda transaktioner i den ordning de blivit registrerade. Om det finns flera delsystem ska respektive delsystem visa transaktionerna i registreringsordning. En grundbokföring kan vara kombinerad med huvudbokföringen i t.ex. en kolumndagbok, där raderna markerar registreringsordningen och kolumnerna den systematiska ordningen. Men även löpande noteringar av kontanta in- och utbetalningar i en kassabok eller av ankomna och avsända fakturor i fakturajournaler kan uppfylla kravet på att transaktionerna ska kunna presenteras i registreringsordning. Avsikten med presentation i registreringsordning är att den bokföringsskyldige ska kunna kontrollera fullständigheten i bokföringsposterna.

Huvudbokföring
Huvudbokföringen ska visa de bokförda affärshändelserna i systematisk ordning efter händelsernas art, dvs. konto för konto i exempelvis den ordning som återfinns i BAS-kontoplanen. Huvudbokföringen utgör en länk till årsbokslutet eller årsredovisningen. Vilken grad av precision och detaljgrad i den bokföringsskyldiges kontoplan som behövs för att denne ska kunna överblicka verksamhetens ställning och resultat löpande under året får avgöras i det enskilda fallet.

Verksamhetens förlopp, ställning och resultat 
Presentationen i registreringsordning och systematisk ordning ska tillsammans göra det möjligt att överblicka verksamhetens förlopp. Med detta avses hur ställning och resultat vid ett visst tillfälle har framkommit, dvs. när affärshändelsen inträffat och hur den påverkat verksamhetens ställning och resultat. För att kunna bedöma förloppet kräver inte bokföringslagen att den bokföringsskyldige löpande periodiserar affärshändelserna utan det räcker med att de löpande bokförs. Det är först genom bokslutsarbetet när de olika bokslutstransaktionerna är bokförda som det på ett mer exakt sätt går att bestämma periodens resultat och ställning. Genom bokslutstransaktionerna periodiseras inkomster och utgifter samt görs avskrivningar på anläggningstillgångar.

Enligt bokföringslagen ska det alltid vara möjligt att utan svårighet kunna fastställa sambandet mellan en verifikation och den bokförda affärshändelsen. I princip innebär detta att det ska vara möjligt att följa affärshändelsens väg från verifikationen till grund- och huvudbokföring. Detta kan uppnås genom något slags numrering, exempelvis verifikationsnummer på verifikationerna, ankomstnummer på leverantörsfakturor och fakturanummer på kundfakturorna. Samma identifikationsnummer följer affärshändelsen i den löpande bokföringen. Med en eller flera löpande nummerserier går det då att följa transaktionerna och kontrollera att bokföringen är fullständig, dvs. att alla poster, som var tänkta att bokföras, verkligen har blivit bokförda. Flera nummerserier är lämpliga när det finns sidoordnad bokföring.

Bokföringens utformning 
Varken i bokföringslagen eller i Bokföringsnämndens allmänna råd BFNAR 2013:2 Bokföring anges hur bokföringen i detalj ska utformas utan det finns utrymme för stor individuell utformning. Dock ska följande uppgifter alltid gå att utläsa ur den löpande bokföringen för varje bokföringspost,

  • registreringsordning,
  • redovisningsperiod,
  • verifikationsnummer eller motsvarande identifikationstecken,
  • kontering, och
  • bokfört belopp.

Samtliga fem uppgifter ska gå att utläsa av presentationen i såväl registreringsordning som systematisk ordning, vilket i den datorbaserade bokföringen normalt sker genom en bokföringsåtgärd.

Kravet gäller även i det fall den bokföringsskyldige manuellt grundbokför dagens försäljning i en kassajournal. När den bokföringsskyldige exempelvis sammanställer dagens försäljning i en gemensam verifikation ska det av bokföringen framgå försäljningsbelopp, utgående moms och övriga uppgifter enligt punkterna ovan. Det är tydligt att i detta fall det är först när periodens försäljning summeras som det blir fråga om en presentation i systematisk ordning.

Varje affärshändelse ska kunna presenteras separat. Affärshändelser som dokumenteras genom en gemensam verifikation (se vidare nedan) får dock bokföras och presenteras i en bokföringspost. Motsvarande gäller dels flera likartade affärshändelser hänförliga till en och samma dag som dokumenteras genom flera verifikationer, dels affärshändelser som ingår i en mottagen faktura eller motsvarnade som dokumenteras genom flera verifikationer. Ett villkor är emellertid att det är möjligt att avgöra vilka affärshändelser som ingår i bokföringsposten.

Lagar och normer

  • 5 kap. 1 och 3-4 §§ Bokföringslagen
  • 2 kap. BFNAR 2013:2 Bokföring

Redovisningsvaluta 
Affärshändelserna ska kunna presenteras i en och samma redovisningsvaluta. Detta innebär inte att den enskilda affärshändelsen ska bokföras i redovisningsvalutan utan det är tillräckligt att bokföringssystemet utifrån den bokförda affärshändelsen kan ta fram och presentera affärshändelsernas belopp omräknat i redovisningsvalutan per dagen för affärshändelsen. Detta innebär att den bokföringsskyldige kan ha så kallade flervalutasystem.

Omräkning till redovisningsvalutan görs enligt avistakursen per dagen för affärshändelsen. Vid omräkningen får den bokföringsskyldige använda en valutakurs som är en approximation av faktiska kurser om den inte ger för stor avvikelse från omräknad avistakurs eller den valutakurs som ska tillämpas för affärshändelen enligt mervärdesskattelagen.

Omfattas en affärshändelse av en valutasäkring får den räknas om till redovisningsvalutan enligt den kurs som följer av de värderingsregler som gäller för den säkrade kursen.

Lagar och normer

  • 2 kap. 6 § och 4 kap. 6 § Bokföringslagen
  • Punkterna 2.4-2.7 BFNAR 2013:2 Bokföring

Rättelse
Bokföringsposter får rättas. I datorbokföring ska en bokföringspost rättas genom en särskild rättelsepost. En rättelsepost är en bokföringspost som ska dokumenteras genom en verifikation. Denna ska innehålla uppgift om vad rättelsen avser, när rättelsen är gjord och vem som har gjort den. Rättelseverifikationen arkiveras bland övriga verifikationer. Slutligen anges rättelsepostens verifikationsnummer på den verifikation som hör till den rättade bokföringsposten.

För att uppfylla bokföringslagens krav på presentation i registreringsordning ska rättelseposten bokföras i den redovisningsperiod i vilken felet upptäcks. Det innebär att rättelse inte får göras i en period om arbetet med den perioden är avslutat. Upptäcker den bokföringsskyldige felet innan perioden är avslutad, dvs. ”låst”, får rättelsen hänföras till den perioden.

I manuell bokföring kan en bokföringspost rättas antingen genom en särskild rättelsepost eller genom strykning. Det sistnämnda är möjligt endast om den felaktiga bokföringsposten inte påverkat summeringar. Har summering av exempelvis en kolumn skett måste rättelse ske genom en särskild rättelsepost i den period då felet upptäcks.

Antag att en bokföringsskyldig med datorbaserad bokföring och kalenderår som räkenskapsår bokför var tredje månad. I september upptäcker den bokföringsskyldige att en transaktion i februari blivit felaktigt bokförd och upprättar en särskild verifikation. Rättelsen bokförs i november tillsammans med övriga verifikationer avseende juli – september. Det är således inte möjligt att rätta februari månads bokföring utan den perioden, inklusive dess fel, ligger fast.

Upptäcks felet däremot i början av maj när februari månad stäms av kan rättelse ske i februari (redovisningsperioden) eftersom posten (som ska rättas) ännu inte är varaktigt bokförd.

Lagar och normer

  • 5 kap. 5 § Bokföringslagen
  • Punkterna 2.17-2.18 BFNAR 2013:2 Bokföring

När ska bokföringen göras?
Huvudregel Huvudregeln är att kontanta in- och utbetalningar ska bokföras senast påföljande arbetsdag. Med bokfört avses såväl grund- som huvudbokföring Övriga affärshändelser ska bokföras så snart det kan ske, dvs. så snart den bokföringsskyldige har tillgång till tillräckliga uppgifter för att kunna bokföra affärshändelsen på ett godtagbart sätt. Bokföring av fordringar och skulder får alltid anstå till dess faktura eller motsvarande handling har utfärdats eller mottagits eller borde ha utfärdats eller mottagits. Med bokförd menas även i detta fall att affärshändelserna ska kunna presenteras både i registreringsordning och i systematisk ordning (se ovan).

Villkor för senareläggning 
Bokföringsnämnden är tydlig med att den omständigheten att en bokföringsskyldig får senarelägga bokföringen innebär inte att alla bokföringsåtgärder får senareläggas. Ett villkor är att verifikationerna i avvaktan på bokföring ordnas i takt med att de mottas eller sammanställs. Hur detta ska göras måste avgöras i det enskilda fallet, utifrån exempelvis verksamhetens storlek och hur redovisningssystemet är uppbyggt. En tumregel på vilken nivå ordningen ska hållas är att utifrån de ordnade verifikationerna ska det utan alltför mycket ytterligare arbete vara möjligt att bokföra affärshändelserna så att de kan presenteras i registreringsordning och systematisk ordning.

Redovisningsperiod
För att en bokföringsskyldig ska ha möjlighet att överblicka verksamhetens förlopp är det viktigt att affärshändelsen alltid bokföras i rätt redovisningsperiod. Med redovisningsperiod avses enligt Bokföringsnämnden en kalendermånad eller en liknande period. Affärshändelsen bör hänföras till det datum då den inträffat men för en bokföringsskyldig som bedriver verksamhet av mindre omfattning är det tillåtet att bokföra redovisningsperiodens affärshändelser på en och samma dag. Det är däremot inte tillåtet för en bokföringsskyldig som senarelägger bokföringen tre månader att bokföra affärshändelserna på en och samma dag, det är fråga om tre redovisningsperioder. Motsvarande gäller för de som bokför årsvis, de har tolv redovisningsperioder.

Senareläggning av kontanta transaktioner
Ett bokföringsskyldig får senarelägga systematiseringen av kontanta in och utbetalningar i motsvarande mån som gäller för andra affärshändelser, se vidare nedan. Det innebär att som huvudregel ska kontanta in- och utbetalningar bokföras så att de kan presenteras i registerordning senast påföljande arbetsdag.

Bokföringsskyldig med certifierat kassaregister får senarelägga även bokföringen i registeringsordning av kontanta in- och utbetalningar som registreras i det certifierade kassaregistret. Senareläggningen får ske till 50 dagar efter utgången av den månad då affärshändelsen inträffat. Systematiseringen av de kontanta transaktionerna ska även i detta fall vara gjord senast vid den tidpunkten då andra transaktioner senast ska vara bokförda. Har inte en bokföringsskyldig ett certifierat kassaregister eller det är fråga om transaktioner som inte ska bokföras i registret gäller huvudregeln, dvs. de ska vara bokförda så att de kan presenteras i registreringsordning senast påföljande arbetsdag.

Senareläggning av övriga transaktioner 
Senareläggningen av andra transaktioner (och systematiseringen av kontanta in- och utbetalningar) knyter an till storleken på den bokföringsskyldiges företag och tidpunkten för redovisning av mervärdesskatt. Även om en bokföringsskyldig inte är skattskyldig för mervärdesskatt gäller emellertid motsvarande tidpunkter som för andra bokföringsskyldiga med samma storlek. Däremot saknar företagsform betydelse i detta avseende (ett undantag finns för de enskilda näringsidkare som redovisar mervärdesskatt en gång per år). Uppfylls samtliga kriterier kan således såväl enskilda näringsidkare som aktiebolag och andra juridiska personer senarelägga sin bokföring.

Även om alla förutsättningar för att kunna bokföra är uppfyllda får senareläggning ske. Senareläggningen, som gäller bokföring såväl i registreringsordning som i systematisk ordning, delas in i tre tidsperioder nämligen en månad, tre månader och tolv månader.

För det första får bokföringsskyldiga, även om de inte anlitar bokföringshjälp, senarelägga bokföringen till 50 dagar efter utgången av den månad då affärshändelsen inträffat. Januari månads affärshändelser ska således ha bokförts senast den 20 mars.

För det andra om den årliga nettoomsättningen uppgår till högst tre miljoner kronor, får bokföringen senareläggas till högst 50 dagar efter utgången av den tremånadersperiod då affärshändelsen inträffade. Januari månads affärshändelser ska således ha bokförts senast den 20 maj.

För det tredje om den årliga nettoomsättningen uppgår till högst en miljon kronor och det normalt förekommer högst 50 verifikationer som avser högst 250 affärshändelser per räkenskapsår får bokföringen senareläggas till 60 dagar efter utgången av det räkenskapsår då affärshändelsen inträffade. Januari månads affärshändelser ska således ha bokförts senast vid utgången av februari månad det följande året, dvs. året efter räkenskapsåret. De enskilda näringsidkare som får redovisa mervärdesskatt den 12 maj får senarelägga bokföringen till den tidpunkt då inkomstdeklarationen senast ska vara inlämnad. Har näringsidkaren anstånd med att lämna inkomstdeklarationen senareläggs senaste tidpunkten för bokföring i motsvarande mån.

Lagar och normer

  • 5 kap. 2, 3 och 10 §§ Bokföringslagen
  • 3 kap. BFNAR 2013:2 Bokföring

Verifikationer

Verifikationens form 
Med verifikation avses de uppgifter som dokumenterar en affärshändelse, bokslutstransaktion och rättelser. Det ska finnas en verifikation för varje affärshändelse och syftet med verifikationen är att göra det möjligt att identifiera en affärshändelse. Härigenom säkerställs att det finns bevis för att en affärshändelse har inträffat och att det finns tillförlitlig dokumentation om affärshändelsen.

En verifikation kan ha olika form, exempelvis i form av faktura som den bokföringsskyldige har fått från en utomstående (bl.a. leverantörsfaktura) eller vara egenupprättad (bl.a. uppgifter från en lönekörning eller en bokföringsorder). Bäst bevisvärde har naturligtvis de uppgifter som kommer från en utomstående part i samband med att affärshändelsen inträffar. Av det skälet ska alltid mottagna uppgifter (handling) användas som verifikation. Detta ska ske i den form som informationen hade när den ankom till den bokföringsskyldige. Det här betyder att räkenskapsinformation i digital form, exempelvis e-fakturor, ska användas och bevaras i denna form. Erhålls en leverantörsfaktura i pappersform ska den sparas i denna form även om den scannas in för behandling i bokföringssystemet, se nedan angående kraven för arkivering.

Ibland kan exempelvis ett omfattande avtal ligga till grund för en affärshändelse. Avtalet är i detta fall en verifikation. Av praktiska skäl är det lämpligt att upprätta en hänvisningsverifikation som innehåller all information som behövs inklusive information om var avtalet finns arkiverat. Såväl avtal som hänvisningsverifikation utgör i detta fall räkenskapsinformation (se definition nedan). Av hänvisningsverifikationen ska det framgå var den ursprungliga uppgiften om affärshändelsen förvaras.

Bokföringsnämnden är tydlig med att en verifikation inte får samtidigt utgöra presentation i registreringsordning eller systematisk ordning. Exempelvis kan inte en kontrollremsa från ett kassaregister som ingår i en gemensam verifikation samtidigt utgöra bokföring för presentation i registreringsordning. Motsvarande gäller om uppgifterna lagras elektroniskt i ett kassaregister (notera att registreras uppgifterna i ett certifierat kassaregister behöver de kontanta transaktionerna inte bokföras senast påföljande arbetsdag utan kravet är att de ska bokföras senast inom 50 dagar efter redovisningsperiodens utgång). Det är en helt annan sak att det finns kassaregister och bokföringsprogram som i samband med att uppgifterna registreras genererar såväl en verifikation som en grundbokföring (och systematisk bokföring).

Verifikationens innehåll 
En verifikation ska enligt bokföringslagen innehålla vissa uppgifter,

  • när den sammanställts (exempelvis fakturadatum),
  • när affärshändelsen ha inträffat (exempelvis leveransdag),
  • vad den avser,
  • vilket belopp den gäller,
  • vilken motpart den berör, och
  • i vissa fall kan den även innefatta upplysningar om avtal eller andra handlingar.

Notera att annan lagstiftning kan ställa andra krav på en verifikation. Exempelvis innehåller 11 kap. 5 § ML detaljerade krav på vilka uppgifter en faktura ska innehålla.

Saknas uppgifter i en verifikation kan det vara nödvändigt att komplettera verifikationen med nödvändiga uppgifter. Noterbart är att kompletteringen inte får medföra att de mottagna uppgifterna förändras.

Centralt för uppgifterna i verifikationen är att det ska vara möjligt för både bokföringsskyldig och extern part att identifiera affärshändelsen och förstå dess innebörd. Uppgiften om motpart ska vara så tydlig att det i efterhand är möjligt att identifiera motparten. I många fall kan det dock vara svårt att låta samtliga uppgifter framgå av verifikationen. Den kan emellanåt vara svårt att identifiera motparten när betalning sker direkt i anslutning till leverans eller att en tjänst utförs. Enligt Bokföringsnämnden är inte detta tillräckligt för att utelämna uppgift om motparten utan det krävs dessutom att kundkretsen

  • i huvudsak är anonym och motparten normalt inte identifieras, eller
  • i huvudsak inte är anonym men uppgiften om motpart inte registreras i ett kassaregister eller kassarapport.

Någon beloppsgräns finns inte utan även försäljning mot större kontanta belopp kan ske anonymt. Inte sällan finns uppgift om motpart i exempelvis ett kund- eller bonusregister och då kan det inte anses svårt att låta uppgiften om motpart ingå i verifikationen.

Verifikationsnummer
Varje verifikation ska åsättas ett verifikationsnummer eller annat identifikationstecken. Varje verifikationsnummerserie ska vara obruten. Det finns dock inget hinder för en bokföringsskyldig att använda flera verifikationsnummerserier. Detta kan vara lämpligt exempelvis när en bokföringsskyldig bedriver organisatoriskt eller geografiskt skilda verksamheter. Ett villkor för att få använda flera verifikationsnummerserier är att det alltjämt är möjligt för den bokföringsskyldige att överblicka bokföringen och att den är i god ordning.

En serie av verifikationsnummer ska vara obruten för en tidsperiod och ska föras i en följd utan att mellanliggande nummer eller tecken hoppas över.

Såväl före som efter bokföringen ska verifikationerna förvaras ordnat och på betryggande och överskådligt sätt. Detta innebär att före bokföring ska allt som ska bokföras finnas sorterat exempelvis i pärmar så att det är lätt att bokföra affärshändelserna. Efter att en affärshändelse är bokförd är det lämpligt att förvara verifikationerna i nummerordning och då lämpligen per grundbok.

Kontering på verifikationen 
Kontering, dvs. angivande av vilka kontonummer som affärshändelsen ska registreras på, ska göras på verifikationen (fakturan) om det behövs för att säkerställa sambandet mellan verifikation och bokföringspost. Genom kontering klassificeras affärshändelsen. Detaljeringsgraden på kontoplanen som en bokföringsskyldig valt avgör precisionen i den systematiska sammanställningen. Behovet kan variera mellan olika slag av transaktioner hos den bokföringsskyldige eller vilken slags verksamhet denne bedriver.

Kontering på verifikationen gör det även möjligt att lättare överblicka en enskild affärshändelses påverkan på den bokföringsskyldiges resultat och ställning.

Gemensam verifikation vid likaratade affärshändelser 
Flera likartade affärshändelser får i vissa fall dokumenteras genom en gemensam verifikation. För det första om det är fråga om återkommande affärshändelserar som av praktiska skäl sammanförs i en samlingsfaktura som avser en period om högst en månad. Som exempel kan nämnas likartade tjänster såsom städning åt ett annat företag eller leverans inom dagligvaruhandeln. Under förutsättning att det är fråga om likartade affärshändelser även för köparen av tjänsterna eller varorna får denne använda samlingsfakturan som gemensam verifikation. Den gemensamma verifikationen ska innehålla eller hänvisa till de uppgifter som enligt ovan ska ingå i en verifikation. Dock att det istället för affärshändelsens tidpunkt kan anges vilken period som avses och istället för vad affärshändelsen avser kvantiteten för varje vara eller omfattning av tjänsten.

Vidare får en gemensam verifikation användas om affärshändelser genereras automatiskt. Exempel på transaktioner som det kan gälla är räntor, hyror och avgifter. Sådana verifikationer ska innehålla uppgift om

  • datum för när verifikationen sammanställts,
  • vilken period som transaktionerna avser,
  • transaktionstyp,
  • belopp per transaktion, och
  • totalbelopp.

Slutligen får en gemensam verifikation användas om det är fråga om likartade affärshändelser hänförliga till en dag, exempelvis löner som sammanförs i en lönelista.

Gemensam verifikation vid kontantförsäljning 
Gemensam verifikation får även användas vid kontantförsäljning. Med kontant försäljning i detta sammanhang jämställs försäljning mot kontokort och andra elektroniska betalningsmedel (exempelvi sms eller elektroniska presentkort). Dokumenteras såväl kontant försäljning som försäljning mot kontokort i en gemensam verifikation ska försäljningen delas upp på de båda slagen.

I det fall transaktionen registreras i ett kassaregister (som inte behöver vara certifierat) får den alltid ingå i den gemensamma verifikationen. Här finns ingen övre beloppsgräns utan även försäljning av dyrare vitvaror och hemelektronik kan omfattas. I det fall affärshändelsen inte registreras i ett kassaregister gäller möjligheten endast om det är fråga om mindre belopp. Någon beloppsangivelse görs inte utan detta får bedömas i varje enskilt fall. Som ett riktvärde kan nämnas att enligt mervärdesskattelagen får förenklad faktura användas om försäljningsbeloppet är högst 2 000 kr.

Använder en bokföringsskyldig kassaregister ska den gemensamma verifikationen bestå av tömningskvitto samt antingen kontrollremsor eller journalminne. Används inte kassaregister ska den gemensamma verifikationen bestå av en kassarapport per kassa vilken ska dateras och undertecknas av den som upprättat den. Vidare ska det framgå på vilken ort eller orter försäljningen skett och summan av dagens försäljning.

Dokumenteras försäljningen i en gemensam verifikation ska försäljningen delas upp på kontantförsäljning och försäljning mot kontokort eller andra elektroniska betalningsmedel samt faktura.

Lagar och normer

  • 5 kap. 6-10 §§ Bokföringslagen
  • 5-6 kap. 4 BFNAR 2013:2 Bokföring

Arkivering
Hur ska det arkiveras? Räkenskapsinformation ska som huvudregel arkiveras i den form den hade när den kom till den bokföringsskyldige alternativt sammanställdes av den bokföringsskyldige. Det innebär att arkivering kan ske

  • i vanlig läsbar form (dokument),
  • mikroskrift som kan läsas med förstoringshjälpmedel, eller
  • annan form som kan läsas, avlyssnas etc. (maskinläsbart medium som exempelvis hårddisk, CD, diskett eller magnetband).

Dokument, mikroskrifter och maskinläsbara medier ska vara varaktiga och lätt åtkomliga. Får den bokföringsskyldige ett dokument med ej varaktig skrift bör detta kopieras och båda dokumenten arkiveras. Vanligtvis görs detta genom att originalkvittot sätts samman med kopian.

Det finns inget krav på att grund- och huvudbokföringen ska skrivas ut på papper. Det räcker med att den bokföringsskyldige kan göra det. Byter den bokföringsskyldige ekonomisystem kan det vara lämpligt att i kravspecifikationen ta med att det nya systemet ska kunna läsa och skriva ut även ”gamla” transaktioner.

Arkivering ska ske på ett överskådligt sätt och materialet ska vara låttåtkomligt. En bokföringsskyldig ska upprätta en arkivplan om det behövs för att kunna överblicka den arkiverade räkenskapsinformationen. En sådan plan ska innehålla information om vad som arkiveras och var materialet arkiveras. Informationen och kraven varierar med mängden räkenskapsinformation.

Vad ska arkiveras?
Allt som i bokföringslagen benämns räkenskapsinformation ska arkiveras. Med räkenskapsinformation avses följande:

  • Öppningsbalansräkningen, dvs. den balansräkning som upprättas när bokföringsskyldigetheten uppstår (vanligast hos ideella föreningar som kan gå in i och ut ur bokföringsskyldighet) eller när grunden för bokföringsskyldigheten ändras.
  • Grundbokföring och huvudbokföring.
  • Sidoordnad bokföring såsom kundreskontra, leverantörsreskontra, lagerredovisning, anläggningsregister och lönesystem.
  • Verifikationer, såväl digitala som på papper.
  • Handlingar som en verifikation hänvisar till, t.ex. avtal och följesedlar, i den mån informationen inte framgår av verifikationen.
  • Systemdokumentation och behandlingshistorik inklusive systemdokumentation och behandlingshistorik som avser kassaregister.
  • Förenklat årsbokslut, årsbokslut eller årsredovisning, beroende på vad den bokföringsskyldige är skyldig att upprätta.
  • Specifikationer till balansräkningsposter.
  • Avtal och andra handlingar.
  • Övrig information av betydelse, exempelvis attestinstruktioner.

Var ska räkenskapsinformation arkiveras? 
Arkivering ska ske i Sverige under hela arkiveringstiden. Även maskinutrustning och system som behövs för att presentera räkenskapsinformationen ska hållas tillgänglig i Sverige. I vissa fall får en bokföringsskyldig efter anmälan till Skatteverket förvara maskinläsbara medier m.m. i annat land inom bl.a. EU. Finns särskilda skäl och det är förenligt med god redovisningssed får en verifikation tillfälligt förvaras utomlands, exempelvis när verifikationen utgör ett bevismedel i en process i utlandet.

Arkivering ska ske i ordnat skick samt på ett betryggande sätt. Vad som är betryggande sätt får bedömas utifrån förhållandena i det enskilda fallet. Det innebär att risk för brand, stöld eller annan förstörelse avgör på vilket sätt som arkivering ska ske. Det finns normalt inget krav på att arkivering ska ske i säkerhetsskåp utan det är tillräckligt att räkenskapsinformationen förvaras på ett sätt som en normalt aktsam person förvarar viktiga handlingar. Finns förhöjd risk på grund av verksamhetens art eller annan omständighet ökar kraven på den bokföringsskyldige.

Räkenskapsinformation som bedöms ha särskild betydelse för den bokföringsskyldige, exempelvis krypteringsnycklar och viktigare avtal, bör naturligtvis arkiveras i säkerhetsskåp eller liknande.

Säkerheten måste också beaktas vid transport av räkenskapsinformation. Även här har räkenskapsinformationens art och betydelse för transportformen. Det allmänna aktsamhetskravet medför att i normalfallet kan räkenskapsinformation skickas med post.

Vilken tid ska arkivering ske? 
Arkivering av räkenskapsinformation ska ske fram till och med det sjunde året efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutas. För räkenskapsinformation som avser längre tid, exempelvis hyresavtal, gäller arkiveringstiden från utgången av det sista räkenskapsår informationen avser, dvs. hyresavtalet löpt ut.

All räkenskapsinformation ska bevaras i den form den hade när den kom till den bokföringsskyldige alternativt sammanställdes av denne. Det blir mer och mer vanligt att bokföringsskyldiga tar emot verifikationer i form av elektroniska dokument. Samtidigt önskar den bokföringsskyldige att antingen själv eller med hjälp av annat företag arkivera räkenskapsinformationen elektroniskt.

Ursprungligt material ska alltid sparas i tre år, även om det förs över på annat material. Särskilda regler gäller om överföring mellan olika media. Antag att en bokföringsskyldig får ett kvitto via sms. Även om det elektroniska kvittot skrivs ut för att användas i bokföringen ska det elektroniska originalet sparas i minst tre år i ursprungsform. Det utskrivna kvittot ska bevaras i sju år. Noterbart är att överföring av ett mottaget sms från telefonen till datorn inte räknas som en överföring i detta sammanhang eftersom båda versionerna är elektroniska.

Motsvarande gäller i det omvända förhållandet. En bokföringsskyldig mottar en pappersfaktura som omedelbart överförs till en elektronisk pdf-fil. I detta fall ska pappersfakturan sparas i tre år och den elektroniska verifikationen i sju år.

Ansvarig
Det är alltid den bokföringsskyldige som är arkiveringsskyldig, även i det fall någon annan, exempelvis ett skanningföretag eller en redovisningskonsult, enligt avtal ombesörjer arkiveringen.

I en enskild näringsverksamhet är det alltid näringsidkaren personligen som ansvarar för arkiveringen av räkenskapsinformationen. Detta ansvar gäller även om verksamheten överlåts. Överförs räkenskapsinformationen till förvärvaren måste i avtal säkerställas att överlåtaren efter överlåtelse kan fullgöra sin arkiveringsskyldighet. Även om verksamheten upphör kvarstår arkiveringsskyldigeten tiden ut. Avlider näringsidkaren övertar dödsboet ansvaret för arkiveringen. Efter att ett dödsbo är skiftat finns inte längre någon ansvarig för arkiveringen.

Det är den juridiska personen som sådan som är ansvarig för att arkiveringsskyldigheten fullgörs. I praktiken är det emellertid den fysiska person som är ansvarig för bokföringsskyldigheten som också är ansvarig för att arkiveringen fullgörs, styrelse och VD. Även den som faktiskt har skött arkiveringen är ansvarig i denna del. Överlåts andelarna i företaget följer räkenskapsinformationen och arkiveringsskyldigheten den juridiska personen.

Lagar och normer

  • 4 kap. 1 och 4 §§ samt 7 kap. Bokföringslagen
  • 8 kap. BFNAR 2013:2 Bokföring